お客様情報取扱規程

平成17年4月1日制定
青木プロパン株式会社
代表取締役 青木 透

第1条(目的)
この規程は、当社におけるお客様情報を適正に取り扱うため、お客様情報の適正な取扱いに関する組織体制の確立、実施、見直し等を図ることにより、当社の業務遂行と当社のお客様情報の適正な取扱いを両立させることを目的として、基本的な事項を定めることとする。

第2条(定義)
この規程に使用する「お客様情報」とは、個人情報の保護に関する法律にいう「個人情報」、「個人データ」、「保有個人データ」を総称し、当社がお客様から既に取得、管理、活用している、又はこれから取得、管理、活用する以下のお客様の情報の全てをいうこととする。

① 氏名、生年月日、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス
② お客様番号、請求書の郵送先、支払い方法、振替口座番号
③ LPガスの使用量、料金、支払年月日
④ 供給消費設備の点検調査の情報、点検調査の年月日、その結果
⑤ LPガス設備の設置、修理情報、配管図面、器具の種類とその代金と入金額
⑥ 以上の他、当社の業務遂行のうえで既に取得している、又は、これから取得 するお客様の情報の全てをいう。
⑦ また、LPガスの供給先が法人、事業者の場合もお客様情報(個人情報)に準じて適正に取り扱うこととする。なお、同様にLPガスの供給先の名義が個人商店名などの場合は、容易に経営者本人を特定できることなどから同様にお客様情報として、適正に取り扱うこととする。

第3条(適用範囲)
この規程は、当社の内外を問わず、当社の従事者が当社のお客様情報を取り扱う場合に適用する。

第4条(お客様情報の取扱いに関する社内方針)
個人情報の保護に関する法令、経済産業省のガイドライン、(社)日本エルピーガス連合会の「LPガス販売事業の個人情報保護に関するガイドライン」等を遵守し、当社におけるお客様情報の適正な取扱いに関する方針を別に定めて、ホームページ又は店頭等に掲示して公表することとする。

第5条(お客様情報の取扱いに関する社内体制と管理者)
当社におけるお客様情報の適正な取扱いのため、当社の代表者が選任するお客様情報安全管理総括責任者を設置し、当社の内外のお客様情報の適正な取扱いについて、統括し、お客様情報を取り扱う従事者を監督・指導する。

第6条(お客様情報の適正な取得)
お客様情報の取得に当たっては、偽りその他の不正の手段によりお客様情報を取得しないこととし、新たにお客様情報を取得する場合は、お客様情報安全管理総括責任者の承認をとり、利用目的の特定、利用目的の通知文は公表、明示などについて、適法かつ適正に取得しなければならない。
また、適正な手続きによる、本人(本人の法定代理人又は任意代理人を含む)からの提供、受託業務による提供、共同利用、第三者提供によるお客様情報の取得以外からのお客様情報の収集は、実施しないこととする。
また、以下の内容は、取得しないこととする。また、取得した場合は、利用又は提供をしてはならない。

① 政治的見解、信教(宗教、思想及び信条)の有無、労働組合への加入の有無
② 人種及び民族
③ 門地又は本籍地
④ 保健医療及び性生活ならびに犯罪歴

第7条(お客様情報の利用)
(1)利用目的
当社の利用目的は、以下のとおりとする。

① LPガスおよびその他エネルギー供給およびその普及拡大を行うために利用
② LPガスおよびその他エネルギー供給設備工事
エネルギー供給設備・消費機器(厨房、給湯、空調等)の配送・修理・取替・点検等の保安活動
液化石油ガス法に基づく次のLPガスの保安に関する業務を行うために利用
供給開始時点検・調査
(LPガスの供給を開始するときに設備の点検や調査を行う。)
・容器交換時等供給設備点検
(容器、調整器、バルブ、供給管等の外観点検を行う。)
・定期供給・消費設備点検
(LPガス設備のガス漏れ試験、ガス器具や給排気設備の調査等を行う。)
・周知
(LPガスの使用上の注意等を記載したパンフレットを定期的に配布する)
・緊急時対応
(お客様からの災害発生等の連絡に対して迅速な措置を行う。なお、必要に応じて実際にお伺いして対応。)
・緊急時連絡
(お客様からの災害発生等の連絡について、他の保安の専門機関に依頼する)
ガス機器、警報器等の販売、設置、修理・点検、アフターサービス
⑥ 漏洩・保安通報、供給の遠隔遮断等のエネルギー供給事業に関連するサービスの提供
⑦ エネルギー消費機器・警報器等の機器および住宅設備機器の販売(リース・レンタル等を含む。)、配送、設置、修理・点検、アフターサービス
⑧ 上記各種事業に関するサービス・製品のお知らせ・PR・調査・データ集積・分析、研究
⑨ その他当社の兼業する部門における以下の目的に利用
ⅰ 灯油の供給のため、また、その案内チラシを送付するために利用
ⅱ リフォームの紹介チラシの案内状を送付するために利用
ⅲ 雑貨販売の紹介チラシの案内状を送付するために利用
ⅳ ホームセキュリティーの紹介、管理・運営するために利用
⑩ その他上記①から⑨に附随する業務、サービスの実施
なお、当社は、上記に関するサービス・製品等のお知らせ・案内、調査・データ分析また、業務を円滑に遂行するため、LPガス容器の配送会社、保安機関、協力会社(工事会社等)等、金融機関、コンビニエンスストア、債権回収会社、情報処理会社等に業務の一部を委託することがあります。
その際、当社からこれらの業務委託先に必要な範囲でお客さま情報を提供することがあります。その場合、当社は、業務委託先との間で取扱いに関する適切な監督を行います。
⑪ お客様情報を系列、グループ、親子・兄弟会社等で共同利用する場合は、お 客様情報を取得する際に次の内容を予め本人に通知又は本人が容易に知り得る状態(店頭にその旨を掲示等)にすることとする。
また、その際にお客様情報を書面で取得する場合は、文書により以下の内容の利用目的も合わせて、明示することとする。
ⅰ 共同利用すること
ⅱ 共同して利用するお客様情報の項目(氏名、住所、電話番号、設置器具名等)
ⅲ 共同して利用する者の範囲(必要に応じて具体的な企業名を掲載する)
ⅳ 共同して利用する全てのお客様情報の全ての利用目的(共同器具展の案内等)
ⅴ 共同して利用する場合のお客様情報の管理・運営に関する責任者の氏名又は名称

(2)お客様情報の取得と利用目的の通知文は公表、明示
電話、口頭等でお客様情報を取得する場合は、(1)の利用目的を口頭でその利用目的をお知らせするか、予め事務所の店頭に別に定めた内容により掲示するか、ホームページで公表することとする。
また、お客様情報をLPガスの供給契約書、交付書面、申込書、アンケート調査書等の書面やWEB画面等で取得する場合は、前記(1)の利用目的を文書又は画面で別に定めた内容により本人へ明示(お知らせ)することとする。

(3)利用目的の変更
変更前の利用目的と相当な関連性を有すると合理的に認められる範囲内でお客様情報を取得した後に前記(1)の利用目的を変更する場合は、お客様情報安全管理総括責任者の決済を受け、変更した利用目的の内容を前記(2)の手順により、通知文は公表することとする。

(4)利用目的の範囲を超える場合の同意
当社が適正に一旦取得したお客様情報について、当初の利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱う場合は、お客様情報安全管理総括責任者の決済を受けることとし、あらかじめ書面等により、本人の同意を得ることとする。
なお、本人の同意が得られなかった場合は、当該本人の個人情報を削除しなければならない。ただし、削除することにより、契約上の義務の履行ができなくなる場合は、この限りではないが、変更後の新しい利用目的で取り扱ってはならない。

第8条(お客様情報に関する業務の委託と安全管理)
当社の業務遂行上において、利用目的の達成に必要範囲内で、お客様情報の全部又は一部を外部に委託する場合は、以下のとおりの取扱いを行うこととする。

(1)委託先の選定基準
委託先の選定に当たっては、まず、事業内容、受託の有無、技術レベル、委託先のシステムの環境、プライバシーマークの取得の有無、賠償能力としての保険の加入の有無、さらには、当社の指示、確認、報告の遵守、お客様情報の十分な安全管理ができる者、再委託先の監督、お客様情報安全管理総括責任者の選任、事故時の措置、責任分担等が明確にされている者を選定することとする。
また、選定基準に合致しているか否かを定期的に見直すものとする。

(2)委託契約
前記(1)の選定基準により、選定された受託者と委託契約を締結するに当たっては、選定基準に則り、十分な安全管理措置義務と守秘義務を内容とした委託内容の委託契約書を締結したうえで、必要なお客様情報を利用目的の達成に必要な範囲内で、提供することとする。
なお、具体的な委託契約書は、別に定めたとおりとする。

(3)委託先の定期的な確認
委託契約をした委託先には、定期的に選定基準、委託契約内容が、遵守されているか確認することとする。確認結果により、必要に応じて委託契約内容を見直すこととする。

第9条(お客様情報の第三者提供)
法令に定める場合の他は、原則として、お客様情報を第三者に提供しないこととする。
ただし、お客様情報安全管理総括責任者が第三者への提供が必要であると判断した場合は、本人の同意を得て、お客様情報を提供することとする。また、オプトアウト方式による第三者提供の必要が生じた場合は、次の事項を予め本人に通知するか本人が容易に知り得る状態にしたうえで、提供することとする。
なお、特定した利用目的の達成のために必要な範囲内におけるお客様情報の業務委託、共同の利用目的のためにお客様情報を提供することは、第三者へのお客様情報の提供にはあたらない。

① 第三者への提供を利用目的とすること
② 第三者に提供される個人情報の項目
③ 第三者への提供の手段又は方法
④ 本人の求めに応じて本人が識別されるお客様情報の第三者への提供を停止する

また、本人が容易に知り得る状態とは、以下のとおり実施することとする。
① 当社のホームページに継続的に掲載する
② 当社の店頭等に継続的に掲示する
③ 当社の苦情処理窓口に対する問い合わせへの回答

第10条(お客様情報の共同利用)
当社は、特定の者(青木プロパン㈱ショールーム、㈲向島ガス供給センター)との間で、お客様情報を共同して利用する場合は、以下の内容を予め本人に通知文は本人が容易に知り得る状態に置くこととする。

① 共同利用すること
② 共同して利用されるお客様情報の項目(氏名、住所、電話番号、設置器具名等)
③ 共同して利用される者の範囲(必要に応じて事業者名を記載)
④ 共同して利用する利用目的(共同器具展の開催案内)
⑤ 共同して利用する場合の管理・運営に関する責任者の氏名又は名称
⑥ ④及び⑤の変更する場合は、予め本人に通知文は本人が容易に知り得る状態に置くこととする。

第11条(お客様情報の正確性の確保)
利用目的の達成に必要な範囲内でお客様情報を正確かつ最新の状態で管理するよう務めることとする。

第12条(お客様情報の安全管理)
お客様情報安全管理総括責任者は、お客様情報に関する安全管理マニュアルを別に定めて、当社が取り扱うお客様情報の不正なアクセス、紛失、破壊、改ざん、漏洩、減失、棄損、その他の危険を防止し、お客様情報の安全管理に努めるため、必要かつ、適切な組織的、物理的及び技術的な安全管理の措置を実施するものとする。

(1)組織的・人的安全管理措置
お客様情報安全管理総括責任者は、当社におけるお客様情報の取扱いに関する全ての管理・責任を有し、お客様情報を取り扱う従業者への監督・指導を行う。
従事者は、その指示に従うこととし、業務上の知り得たお客様情報について、その利用目的に沿って、適正に業務を遂行することとする。
従事者は、お客様情報の漏えいや目的外利用を行ってはならない。その職を退いた後も同様とする。

(2)物理的安全管理措置
お客様情報を保管している媒体、保管している場所、保管時期、廃棄方法等について、お客様情報の漏えい、盗難の防止等についての安全管理措置を講じることする。

(3)技術的安全管理措置
お客様情報を取り扱う情報システムへのアクセス制御、不正ソフトウエア対策、情報システムの監視等をお客様情報の管理運営に対する技術的な安全管理措置を確実に行い、お客様情報の漏洩等を未然に防止することとする。

第13条(お客様情報の取扱いの教育訓練)
お客様情報安全管理総括責任者は、従事者に対して、お客様情報の保護・取扱いに関する教育一訓練費定期・継続的に実施することとする。
ここでいう従事者とは、その社内における身分に関係なく、役員、正社員、契約社員、アルバイト、派遣社員をいう。
教育内容は、お客様情報の保護と活用、社内マニュアル、個人情報法令、他社における漏えい事件とその対応事例等について、社内教育、社外研修等定期的に実施することとする。

第14条(お客様情報の公表、開示・訂正・停止等の要請とその対応)

(1)お客様情報に関する事項の公表
保有しているお客様情報に関して、次の事項について、当社の店頭に掲示、または、ホームページに掲載し、本人の知り得る状態に置くこととする。
① 当社の名称、住所、電話番号、FAX番号
② 当社の所有している個人情報の全ての利用目的
③ 本人等からの求めに応じる手続きの方法
④ 本人等が申し出る場合の苦情の申出先

(2)お客様情報の開示の対応
お客様情報安全管理総括責任者は、本人から自己のお客様情報について、開示を求められた場合は、原則として、遅滞なく当社が保有しているお客様情報について、書面または本人が同意した方法により、開示することとする。
また、当社は開示を求められた本人のお客様情報について所有していない場合は、その旨を同様の方法により開示することとする。
ただし、お客様情報安全管理総括責任者は、当社の業務の適正な実施に著しい支障をきたすおそれがあると判断した場合、法令に違反する場合等は、開示しないこととする。

(3)お客様情報の訂正、追加、削除の対応
お客様情報安全管理総括責任者は、前(2)の開示の結果、本人から自己のお客様情報の内容について、事実に誤りがあったとして、訂正、追加、削除を求められた場合は、原則として、利用目的に必要な範囲で遅滞なく必要な調査を行うこことする。その調査の結果、本人に対して、遅滞なくその訂正等をおこなった場合や訂正等を行わなかった場合は、その旨(訂正等を行った場合はその内容を含む。)と理由を遅滞なく本人に通知することとする。

(4)お客様情報の利用停止等の対応
お客様情報安全管理総括責任者は、当社が所有しているお客様情報について、以下の理由により本人から自己のお客様情報の利用の停止、第三者への提供の停止、または消去を求められたときは、その理由が正当であると判明したときは、是正するために必要な限度で遅滞なく、当該お客様情報の利用停止等に応じるものとする。
だだし、多額の費用を要する等、その利用停止等の実施が困難である場合であって、本人の権利利益を保護するためにこれに代わる必要な措置をとった場合は、この限りにない。

いずれの場合であってもその旨を本人に通知するものとする。

① 本人の同意のない目的外利用
② 不正な手段による取得
③ 同意のない第三者提供

(5)理由の説明
当社は、前記(1)、(2)、(3)、(4)について、本人の求めに応じた対応を行わない場合又は、本人の求めとは異なる措置をとる旨を通知する場合は、併せて本人にその理由を説明することとする。

(6) お客様情報の開示等の手続きと手数料
当社は、前記(2)、(3)、(4)について、本人が求める方法として、次の事項を定めて公表し、その公表方法に添った所定の方法により、本人又はその代理人からの求めに応じて、所定の手続きを行うこととする。

① 開示等の請求先
(名称、住所、電話番号、FAX番号等)

② 本人または正当な代理人の確認方法
(本人の場合・・免許証、健康保険証、年金手帳、IDとパスワード等)
(代理人の場合・・ⅰ 代理人である旨の本人が委任したことを証明できるものと代理人本人である旨の証明できるもの)
ⅱ 未成年者または成人被後見人の法定代理人でその代理人本人である旨の証明できるもの

③ 提出すべき書面の様式及びその他の開示等の請求の方式
別に定めるものとする。

④ 開示等の手数料
求めに応じる利用目的の通知及び開示の手数料は、000円(又は無料)とする。
(なお、開示等の手数料は、本人に過重な負担とならないような実費を勘案して合理的であると認められる範囲内とする。)

(7)開示請求等の具体的な申込方法とその具体的手順について
お客様から本人の情報について、当社のお客様相談窓口に来所、郵便、Web、電子メール等により、開示等の要望があった場合は、それぞれ方法により、以下の対応を行うこととする。
なお、いずれの対応の場合においても必ず文書等により 記録として保管しておくこととする。

お客様からの電話による場合の対応

(例1)文書で回答する場合
ⅰ 本人確認を行うにあたっては、以下のようなお客様しか知りえない情報を電話で確認し、本人と判断する。
氏名、住所、電話番号、お客様番号、支払い方法が口座振替の場合は金融機関名、支店名、口座番号、クレジット支払いの場合のクレジット会社名、カード番号等のガス使用契約上の情報
ⅱ 開示、訂正、利用停止等の手数料を指定口座に振り込んだことを確認する。
(当然ながら無料の場合は、必要ない)
ⅲ 開示、利用目的の作業を開始する。訂正、利用停止その他の申し込み内容については、その確認作業を行う。
ⅳ 開示、訂正、利用停止等の申し込みの回答を本人限定郵便で郵送することとする。申し込みに応じられない場合は、その理由を書いた拒否連絡通知書を同様に郵送する。

(例2)電話で回答する場合
ⅰ 氏名、住所、電話番号、お客様番号、金融機関名、支店名、口座番号等、お客様しか知り得ない情報を確認し、一旦、電話を切る。
ⅱ 既に記録されている電話番号と同様であれば、開示、利用目的の作業を開始する。訂正、利用停止その他の申し込み内容については、その確認作業を行う。
ⅲ 開示、訂正、利用停止等の手数料を指定口座に振り込んだことを確認する。
(当然ながら無料の場合は、必要ない)
ⅳ 改めて電話し、開示、訂正、利用停止等の申し込みの内容について、電話で回答してよいかを確認してから電話で回答する。申し込みに応じられない場合は、その理由を同様に電話で回答する。

(例3)電話で回答する場合
ⅰ 電話番号が、既に記録されている電話番号と違う場合や記録がない場合又は、お客様しか知りえない情報で本人確認をする。
ⅱ 開示、訂正、利用停止等の手数料を指定口座に振り込んだことを確認する。
(当然ながら無料の場合は、必要ない)
ⅲ 開示、利用目的の作業を開始する。訂正、利用停止その他の申し込み内容については、その確認作業を行う。
ⅳ 電話にて、開示、訂正、利用停止等の申し込みの内容について、電話で回答してよいかを確認してから電話で回答する。申し込みに応じられない場合は、その理由について電話で連絡をする。

② お客様からのFAXによる場合の対応

(例1)文書で回答する場合
ⅰ 本人確認を行うにあたっては、以下のようなお客様しか知りえない情報をFAXにより確認し、本人と判断する。
氏名、住所、電話番号、お客様番号、支払い方法が口座振替の場合は金融機関名、支店名、口座番号名、クレジット支払いの場合のクレジット会社名、カード番号等のガス使用契約上の情報
ⅱ 開示、訂正、利用停止等の手数料を指定口座に振り込んだことを確認する。
(当然ながら無料の場合は、必要ない)
ⅲ 開示、利用目的の作業を開始する。訂正、利用停止その他の申し込み内容については、その確認作業を行う。
ⅳ 開示、訂正、利用停止等の申し込みの回答を本人限定郵便にて郵送することとする。申し込みに応じられない場合は、その理由を書いた拒否連絡通知書を同様に郵送する。

(例2) FAXにより回答する場合
ⅰ 本人確認を行うにあたっては、以下のようなお客様しか知りえない情報をFAXにより確認し、本人と判断する。
氏名、住所、電話番号、お客様番号、支払い方法が口座振替の場合は金融機関名、支店名、口座番号名、クレジット支払いの場合のクレジット会社名、カード番号等のガス使用契約上の情報
ⅱ 開示、訂正、利用停止等の手数料を指定口座に振り込んだことを確認する。
(当然ながら無料の場合は、必要ない)
ⅲ 関示、利用目的の作業を開始する。訂正、利用停止その他の申し込み内容については、その確認作業を行うこととなる。
ⅳ 開示、訂正、利用停止等の申し込みの内容について、FAXで回答してよいかを確認してからFAXで回答する。申し込みに応じられない場合は、その理由についてFAXで連絡をする。

③ お客様が来社した場合の対応

(例1)文書で回答する場合
ⅰ お客様は、開示等の申込書、本人確認書等の必要書類について、Webからダウンロードするか、郵送により取り寄せることとなる。
また、窓口に備え付けるものも利用することとする。
ⅱ お客様は、開示等の申込書に必要事項を記入して、当社の窓口に提出する。
ⅲ 本人、代理人の確認書類等の提出を受けて、本人、又は代理人の確認を行う。
ⅳ 開示等の申し込み手数料(当然ながら無料の場合は必要ない)を受け取る。
その場で支払われなかった場合は、振込先を指定し、振込みがあり次第、開示、利用目的の作業を行うこととする。
ⅴ 訂正、利用停止その他の申し込み内容については、その確認作業を行う。
ⅵ 開示又は利用目的通知の場合は、開示の連絡書、利用目的連絡通知書を本人限定受け取り郵便で郵送する。
ⅶ 訂正文は利用停止等の場合は、訂正又は利用停止等連絡通知書を郵送する。
ⅷ 開示、訂正、利用停止等の申し込みに応じられない場合は、その理由を書いて拒否連絡通知書を郵送する。

(例2)その場で回答する場合
ⅰ 本人、代理人の確認書類等の提出を受けて、本人、又は代理人の確認を行う。
ⅱ 開示、訂正、利用停止等の申し込み手数料を受け取る。
(当然ながら無料の場合は必要ない)
ⅲ 開示、利用目的の作業を開始する。訂正、利用停止その他の申し込み内容については、その確認作業を行う。
ⅳ 開示、訂正、利用停止等の申し込みの内容について、そ申場において口頭で回答してよいかを確認してから口頭で回答する。また、文書による回答を求められた場合は、文書で回答することとする。申し込みに応じられない場合は、その理由とともに同様に回答する。

④ お客様からの郵送による場合の対応

ⅰ お客様は、開示等の申込書、本人確認書等の必要書類についてWebからのダウンロードや郵送により開示申込書を取り寄せる。
ⅱ お客様は、開示等申込書に必要事項を記入し、本人確認書類、代理権限確認書類とともに郵送する。
ⅲ 振込み等にて、手数料の支払いを受ける。振込みがあり次第(当然ながら無料の場合は必要ない)、開示、利用目的の作業を開始する。訂正、利用停止その他の申し込み内容については、その確認作業を行う。
ⅳ 開示又は利用目的通知の場合は、開示の連絡書、利用目的連絡通知書を本人限定受け取り郵便で郵送する。
ⅴ 訂正文は利用停止等の場合は、訂正文は利用停止等連絡通知書を郵送する。
ⅵ 開示、訂正、利用停止等の申し込みに応じられない場合は、その理由を書いた拒否連絡通知書を郵送する。

⑤ お客様からの電子メールによる場合の対応

(例1)本人を文書で確認する場合
ⅰ お客様は、Web画面や電子メールの開示等申込書に必要事項を記入して、アップロードする。
ⅱ お客様は、お客様本人の確認書類、代理権限確認書類を当社に別送する。
ⅲ 振込み等にて、手数料の支払いを受ける(当然ながら、無料の場合は必要ない)。振込みがあり次第、開示、利用目的の作業を開始する。訂正、利用停止その他の申し込み内容については、その確認作業を行う。
ⅳ 開示又は利用目的通知の場合は、開示の連絡書、利用目的連絡通知書を本人限定受け取り郵便で郵送する。
ⅴ 訂正文は利用停止等の場合は、訂正文は利用停止等連絡通知書を郵送またはメールで送信する。
ⅵ 開示、訂正、利用停止等の申し込みに応じられない場合は、拒否連絡通知書を郵送又はメールで送信する。

(例2)メールで回答する場合
ⅰ 本人確認のため、ガス使用契約上の情報でお客様しか知りえない情報について、電子メールにより、確認することとする。また、代理人についても同様に確認する。
ⅱ 開示、訂正、利用停止等の申し込み手数料を受け取る。(当然ながら無料の場合は必要ない)
ⅲ 開示、利用目的の作業を開始する。訂正、利用停止その他の申し込み内容については、その確認作業を行うこととなる。
ⅳ 確認の結果、電子メールでの返信により、開示、訂正、利用停止等の回答をする。また、申し込みに応じられない場合は、その理由を返信する。

⑥ お客様先などの場合の対応

ⅰ 基本的にお客様先では、自社の用件等により、本人のところへ出向くこととなるため、その場で本人確認を行う。
ⅱ 開示等の申し込み手数料(当然ながら無料の場合は必要ない)を受け取る。
その場で支払われなかった場合は、振込先を指定し、振込みがあり次第、開示、利用目的の作業を行うこととする。
ⅲ お客様情報を開示する場合には、本人以外の情報を伝えない、又は見せないようにすること。
ⅳ 開示以外の訂正や利用停止等については、その場では即答せずにお客様の意向を確認し、後日訂正、利用停止等の回答について、回答方法を確認しその方法により回答する。また、申し込みに応じられない場合は、その理由を同様の方法により回答することとする。

(注)現場へのお客様情報の持ち出しは、極力最小限とし、車内などでの管理、放置は絶対せず、必ず携行することとし、特に紛失、盗難に注意する。

⑦ 官公庁からの問い合せの場合の対応

警察、税務署、裁判所、福祉事務所、労働基準監督署、監督官庁等の官公庁からの問い合わせについては、照会の根拠法令を明らかにしたことを確認したうえで、適切に対応することとする。

第15条(お客様情報の取扱いの監査)
お客様情報の取扱いに関する監査の責任者(お客様情報適正取扱監査責任者)は、代表者が指名することとする。
ただし、お客様情報の取扱いに関する監査の責任者とお客様情報安全管理総括責任者(又はお客様情報安全管理責任者)は、兼ねることはできないこととする。

お客様情報の取扱いに関する監査の責任者は、当社におけるお客様情報の取扱いが、適正におこなわれているか否かを定期的に監査することとする。
当社の監査内容は、当社の個人情報の取扱いが、個人情報保護法及び当社内規程に準拠して、運用されているかを次の項目に沿って監査することとする。

① 当社のお客様情報保護体制が、社の方針に沿って、運用されているか。
② 当社のお客様情報の取扱いの運用実態が、本規程に合致しているか。
③ 前回の監査で不適合となった事項が、適切に改善・運用されているか。
④ その他必要事項

第16条(苦情処理)
当社は、お客様情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理を行うこととし、そのためにお客様情報の取扱いに従事する従事者は、本人等からの問い合わせに適切に対処しなければならない。
ただし、本人からの開示、削除、利用停止等の取扱いは、前記第14条の規定に則り適正に対応することとする。

なお、無理な要求にまで応じなければならないものではない。
① 当社に苦情処理窓口をもうけ、その受付時間は、当社の営業時間と同一とする。
② 苦情処理窓口は、電話、ファックス、メール、郵便等により、本人または代理人からの苦情を受け付けることとし、その苦情に誠実に対応することとする。
③ 苦情処理を行った場合は、文書等に記録・保管することとする。
④ その苦情処理内容については、定期的にお客様情報安全管理総括責任者に報告することとする。
⑤ 窓口で解決しない苦情については、お客様情報安全管理総括責任者へ直ちに報告し、その指示に従うこととする。

第17条(事故等の緊急時対応)
日頃から本規程に基づき、お客様情報の管理は、適正に行うことが必要である
が、万が一、漏えい事故が発生した場合は、迅速かつ適正な対応を行うことが必要である。
又、その迅速・適切な対応が信頼の維持・回復につながるといえるので、お客様情報の漏えい時には、原則として、次の対応を必要に応じて、適宜並行的に対処することとする。

(1)報告
① お客様情報の取扱い従事者の有無に関わりなく、当社の従事者が、お客様情報リストの紛失、本人、第三者からの通報、電話、メール、不正アクセスの形跡またそのおそれなどにより、当社のお客様情報に関する漏えいなどの疑いがあると判断したときは、速やかに所属長に知らせることとする。
② 所属長は、すみやかにお客様情報安全管理総括責任者及び代表者に報告する。
③ LPガス販売事業者を登録している行政庁の所管課と所属の都道府県LPガス協会へ別に定める様式により、報告することとする。
④ 二次被害が広く及ぶなど公表する必要があると判断した場合は、事実経過、被害防止対策等を報道機関へ公表し、正確な事実関係を伝えることとする。
また、必要に応じて、謝罪広告やホームページなどでの公表を行う。

(2)事実関係の調査、把握
以下の内容について、速やかに漏えいの事実の確認を行う。
① お客様情報の漏えいの範囲(住所、氏名、保安情報、取引情報など)
② 漏えいの種類(文書、フロッピー、インターネットなど)
③ 漏えいの場所(社内か委託先かなど)
④ 漏えいの原因(盗難、社内持出など)
⑤ 漏えいの規模(件数など)

(3)本人に対する連絡・謝罪
① お客様情報が、漏えいした本人に対して、判明している漏えい発生原因と二次被害の防止方法について、連絡することとする。

② お客様情報の漏えいが、当社または委託先の故意または過失が原因の場合等は、本人に謝罪することとする。

(4)関係者への対応
① 故意または過失により、漏えい事故を起こした従事者に対しては、当社の規程・就業規則に従い対応するこことする。

② 漏えい事故を起こしたのが、委託先の場合は、委託先にその責任がある場合は、必要に応じて、委託業務の解除や損害賠償の請求を行うこととする。

(5)再発防止策と二次被害への防止策
事故原因等を把握し、再発防止策を講じるとともに二次被害への防止策を講じることとする。

第18条(雑則)
① この規程及びこの規程に違反した場合は、社内規定・就業規則第65条、第74条、第76条の規程を準用する。
② この規程は、平成17年4月1日から施行することとする。

以 上

ページ上部へ戻る